Richtig kommunizieren - Mitarbeiter fördern und halten

Richtig kommunizieren - Mitarbeiter fördern und halten

Schlechte Kommunikation ist eines der größten Ärgernisse im Job – und auch einer der häufigsten Kündigungsgründe. Kommunikationshierarchien von oben nach unten frustrieren gute Mitarbeiter, mangelnde Informationen und kommunikative Teilhabe gelten heute als schlechte Führungsorganisation. Noch mehr verscherzt es sich mit seinen Fachkräften, wer menschlich nicht respektvoll und wertschätzend kommuniziert und nicht ausreichend motiviert. Was dagegen gute Kommunikation ausmacht, wie sie alle Beteiligten fördert und wertvolle Arbeitskräfte langfristig hält, zeigt Boris Kasper für ManaJump auf. Der Diplom Psychologe und Mediator ist Experte für Konflikt- und Change-Management sowie zu emotionaler Kompetenz in der Arbeitswelt.

Richtig kommunizieren heißt: klar und zielführend informieren

Regelmäßige Ansprechbarkeit vermeidet Mehrarbeit und Fehler

Die Ansage „Ich brauche bis dann und dann das und das“ scheint für viele Führungskräfte ein klar nachvollziehbarer Arbeitsauftrag zu sein – das ist er gerade bei komplexen Aufgaben mit mehreren Lösungsmöglichkeiten aber eher nicht. Vielmehr ist oftmals schon die Frage „Warum und mit welchem (weitreichendem) Ziel wird etwas gebraucht“ wesentlich, um die nötigen Schritte, Mittel und Ergebnisse einschätzen zu können. Kann ein Mitarbeiter dies nicht, ist es letztlich beinahe Glückssache, ob er die Aufgabe richtig erfüllt. Die Lösung: Die Führungskraft muss sich Zeit für ein Briefing über Sinn und Ziel nehmen und dabei ansprechbar für sofortige Rückfragen sein.

Da viele Projekte nicht mehr einfach nach bewährtem Schema F bearbeitet werden können, muss oft auch erstmal über die effizienteste Herangehensweise entschieden werden. Wer diese Entscheidung von oben nach unten vorgibt, verpasst die Chance, dass ein besserer Weg gefunden wird und vertraut offenbar nicht auf die Kompetenzen des Teams. Besser: Schon im Briefing ein Zeitfenster zu vereinbaren, in dem der beste Weg gefunden werden kann – und diesen dann in einem neuen kurzen Meeting abzustimmen.

Ständige Kontrolle setzt Mitarbeiter unnötig unter Druck und ist im Leadership 4.0 nicht mehr angebracht, stattdessen sollen Führungskräfte auf Fähigkeiten und beste Ergebnisse vertrauen können. Das ist aber gerade bei Team-Mitgliedern, die ihre Kompetenzen erst noch entwickeln müssen, nicht immer ganz möglich. Eine einfache Lösung: Termine zur Präsentation von Zwischenschritten und -ergebnissen festlegen – und erst dann gegebenenfalls verbessernd eingreifen. 

Neue Organisation, andere Kommunikation: hierarchielos und für alle

Früher war die arbeitsteilige Organisation oft der Königsweg, um komplizierte Aufgaben effizient bearbeiten zu können: Die Aufgabe wurde kooperativ in mehrere Glieder geteilt, die verschiedene Teams in sich hierarchisch strukturiert und untereinander nahezu unverbunden lösen konnten. Doch heute sind viele Aufgaben nicht nur kompliziert, sondern auch komplex. Der Weg zu ihrer Lösung ist (noch) unbekannt und manchmal ist zu Beginn eines Projekts auch das Ziel noch nicht ganz konkret. Solche Aufgaben müssen dann oft über fachliche und Bereichsgrenzen hinweg gelöst werden. Das verändert natürlich auch die Form der Zusammenarbeit und den Anspruch an „richtige Kommunikation“.

Statt reiner Kooperation, bei der homogene Expertengruppen jeweils für ihre Ergebnisse verantwortlich sind, ist heute die Kollaboration oft sinnvoll: In einem partizipativen Prozess arbeiten heterogene Gruppen gemeinschaftlich am großen Ganzen: In diese Gruppen sind Experten mit verschiedenen Fähigkeiten auf Augenhöhe integriert, die sich permanent wechselseitig beeinflussen und gemeinsam für das Gesamtergebnis verantwortlich sind – so kann wirklich Neues entstehen. Wesentliche Vorteile sind zudem: Grundlegende Informationen verbleiben nicht in einzelnen Abteilungen, sondern stehen allen beteiligten Experten jederzeit zur Verfügung. Gleichzeitig wird nicht von wenigen Abteilungsleitern nach unten kommuniziert, sondern ein echter Austausch von gleichwertig Verantwortlichen gefördert.

Experten-Insight: Die Scrum-Methode

Als Scrum-Master empfiehlt Boris Kasper für kollaboratives Projekt-Management die Scrum-Methode: Scrum ist eine disziplinierte Zusammenarbeit im Team, bei der Fairness, gerechte Arbeitsaufteilung und eine positive Fehlerkultur die Grundlage für das Gelingen ist. Flache Hierarchien und enge Zusammenarbeit werden gefördert, denn Scrum stellt den Menschen und seine Fähigkeiten in den Mittelpunkt – nicht Prozessschritte oder Techniken. Der Ansatz stammt aus der Software-Entwicklung und basiert auf drei Säulen:

Transparenz: Fortschritt und Hindernisse eines Projektes werden regelmäßig und für alle sichtbar festgehalten.

Überprüfung: Projektergebnisse und Funktionalitäten werden regelmäßig abgeliefert und bewertet.

Anpassung: Anforderungen, Pläne und Vorgehen werden nicht ein für alle Mal festgelegt, sondern kontinuierlich und detailliert angepasst.

Richtig kommunizieren heißt: respektvoll und menschlich bleiben

Kommunikationsstil: Wertschätzung und Respekt ausdrücken

Eine freundliche Arbeitsatmosphäre ist ein wichtiges Kriterium, um für ein Unternehmen zu arbeiten – besonders für Digital Natives, auch die Generation Y genannt. Laut einer Befragung des Allensbach Instituts von 2014 möchten junge Menschen sogar möglichst Beruf und Privatleben verbinden: 57 Prozent der 1.200 befragten Studierenden, Absolventen und jungen Berufsanfänger wünschen sich dies. So eine Verbindung ist natürlich nur bei einer optimalen Team-Atmosphäre möglich.

Arbeitsplatz und Teams sollten daher durch Wertschätzung und Respekt geprägt sein. Führungskräfte müssen dazu eine übergeordnete Identität schaffen, der sich die einzelnen anschließen wollen und können. Ein No-Go ist, Mitarbeiter verbal gegeneinander auszuspielen – stattdessen sollte stets herausgestellt werden, was verbindet. Eine solche Führung nennt man auch Collective Leadership. Unterschiedlichkeit wird hier zwar ausgedrückt, doch immer mit Betonung darauf, dass man ohne den anderen gemeinsame Ziele nicht erreichen könnte.

Zur einer wertschätzenden Atmosphäre gehört auch, Vertrauen aufzubauen und Kontakte zu stärken. Dazu braucht die Führungskraft Persönlichkeits- und Beziehungsintelligenz, es hilft, mehr von sich preis zugeben und echtes Interesse am Gegenüber zeigen. Vertrauen entsteht in der agilen Teamarbeit auch durch den ständigen Informationsaustausch unter einander.

Gute Kommunikation fördert die Integration ins Team

Wichtig für eine gut integrierte Team-Arbeit ist ein klares Rollenverständnis jedes Mitarbeiters: Worin liegt meine Aufgabe, wofür wird meine Kompetenz gebraucht – und auch wem bin ich gleichgestellt oder eben nicht. Wesentlich sind gleichzeitig aber immer auch die Gemeinsamkeiten: Ziel, Mission und Verständnis.

Ziel: Wenn Mitarbeiter nur auf ihre jeweils eigenen Ziele hinarbeiten und diese so gut wie gar nicht auf ein gemeinsames Ziel hin ausgerichtet sind, hemmt das die Zusammenarbeit. Es braucht übergeordnete, gemeinsame Ziele, an die sich Bereiche oder Mitarbeiter mit ihren Teilzielen andocken können – und an die jeder einzelne mit seinen individuellen Zielen anschlussfähig ist.

Mission: Allen muss klar sein, wozu die Erreichung des Ziels langfristig gut ist. Welche Mission steht dahinter, was soll insgesamt entwickelt oder verändert werden? Eine bestimmte Software als Projektziel wird zum Beispiel gebraucht, um die Mission zu erfüllen, das Unternehmen zukunftsfähig zu halten. Eine nachvollziehbare Mission unterstützt den Willen aller, daran teilzuhaben und sich voll einzubringen. Optimaler Weise wird diese Mission bereits gemeinsam erarbeitet und formuliert.

Verständnis: Ziel und Mission sollten natürlich immer alle kennen und verstehen. Doch auch einzelne Prozessschritte, Anforderungen und Teilziele nötiger Aufgaben. Sonst entwickeln sich Wissenseliten, die anderen vermeintlich überlegen sind – das hindert den Zusammenhalt und fördert unnötige Hierarchiestrukturen.

 

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Über Boris Kasper

Boris KasperBoris Kasper ist Diplom Psychologe und berät Unternehmen mit dem Schwerpunkt Konflikt- und Changemanagement sowie zu den Themen Führung und Emotionale Kompetenz in der Arbeitswelt. Von seinem Wissen zu den Anforderungen des Business 4.0 haben schon Digitalagenturen profitiert - als ManaJump-Experte schätzt er unsere hierarchielose Verantwortungsteilung. Sein Motto: „Nichts ist so beständig wie der Wandel“